Copia simple y copia autorizada: para qué sirve cada una
En resumen
El documento original que se firma ante notario, la matriz, se queda siempre en la notaría. Lo que recibe el interesado son copias. La copia autorizada lleva la firma del notario y tiene el mismo valor que el original: es la que se necesita para inscribir en el registro, ir al banco o actuar ante Hacienda. La copia simple es una reproducción informativa, más barata, que sirve para conocer el contenido pero no acredita nada frente a terceros.
Esta página forma parte de la guía de trámites de una herencia de Heredy.
Diferencias
| Copia autorizada | Copia simple | |
|---|---|---|
| Valor | Documento público, con plenos efectos | Solo informativo |
| Firma del notario | Sí, con sello y papel timbrado o firma electrónica | No |
| Registro de la Propiedad | Sirve para inscribir | No sirve |
| Bancos, aseguradoras, Tráfico | La exigen para cambios de titularidad | La admiten a veces para consultas previas |
| Impuestos | Se presenta junto con la autoliquidación | Se entrega una para la oficina tributaria |
| Quién puede pedirla | Los otorgantes, quienes adquieren un derecho por el documento y quienes acrediten interés legítimo | Los mismos |
| Coste | Por folio, según arancel | Por folio, a un precio muy inferior |
Qué copia necesitas en una herencia
| Trámite | Documento | Tipo de copia |
|---|---|---|
| Saber qué dice el testamento | Testamento | Basta la simple |
| Firmar la escritura de herencia | Testamento o declaración de herederos | Autorizada |
| Liquidar el impuesto de sucesiones | Escritura de herencia | Autorizada y una simple |
| Inscribir los inmuebles | Escritura de herencia con el justificante del impuesto | Autorizada |
| Desbloquear cuentas y fondos | Escritura de herencia | Autorizada, o testimonio parcial |
| Cambiar la titularidad de un vehículo | Escritura o declaración de herederos | Autorizada |
| Guardar para tu archivo | Cualquiera | Simple |
Ver escritura de herencia y cómo conseguir copia de un testamento.
Cuántas copias autorizadas pedir
- Lo normal es una por heredero que reciba inmuebles, o una sola si todos tramitan juntos.
- La misma copia puede pasar por Hacienda, por el registro y por los bancos sucesivamente: te la devuelven con las notas correspondientes.
- Para trámites simultáneos, es más barato pedir testimonios parciales o copias simples que varias autorizadas completas.
- Pueden pedirse copias adicionales años después, en la misma notaría o, si el notario ya no ejerce, a quien custodie su protocolo.
Copia electrónica
El notario puede expedir copia autorizada electrónica, con su firma electrónica, y remitirla directamente a registros y administraciones: es lo que permite presentar telemáticamente la escritura en el Registro de la Propiedad sin llevar el papel. Los interesados pueden además acceder a sus documentos a través de la sede electrónica del notariado, con un código de verificación que permite a terceros comprobar su autenticidad.
Otros documentos notariales
- Testimonio: el notario certifica que una fotocopia coincide con el original, o reproduce solo una parte de una escritura.
- Legitimación de firma: acredita que una firma es de quien dice serlo, como en la instancia de heredero único.
- Acta: recoge hechos, como la declaración de herederos o un requerimiento.
Ejemplo: qué copias pedir en una herencia corriente
Dos hermanos heredan un piso, dos cuentas en bancos distintos y un coche. Firman una sola escritura de herencia.
| Destino | Qué se entrega | ¿Se recupera? |
|---|---|---|
| Oficina tributaria de la comunidad | Copia autorizada y copia simple | La autorizada se devuelve sellada; la simple se queda |
| Ayuntamiento, para la plusvalía | Copia simple | No hace falta |
| Registro de la Propiedad | La misma copia autorizada, con el justificante del impuesto | Sí, con la nota de inscripción |
| Banco A y banco B | La copia autorizada, o un testimonio parcial para cada uno | Sí, tras escanearla |
| Tráfico | La copia autorizada o un testimonio | Sí |
| Archivo de cada hermano | Copia simple | — |
Con una copia autorizada, dos o tres simples y, si se quiere ir a los bancos mientras el registro inscribe, un par de testimonios parciales, la herencia queda cubierta. Pedir una copia autorizada completa para cada trámite multiplica el coste sin necesidad.
Quién puede pedir copia de un testamento o de una escritura antigua
| Documento | Quién tiene derecho a copia | Dónde se pide |
|---|---|---|
| Testamento de una persona viva | Solo el propio testador o su apoderado especial | Notaría que lo autorizó |
| Testamento de una persona fallecida | Herederos, legatarios, albaceas y contadores nombrados; los herederos forzosos; y los parientes que heredarían si no hubiera testamento | Notaría que indique el certificado de últimas voluntades |
| Escritura de menos de 25 años | Los otorgantes, sus herederos y quien acredite interés legítimo | Notaría donde se firmó, o el notario que haya sucedido en el protocolo |
| Escritura de más de 25 años | Los mismos | Archivo de protocolos del distrito notarial |
| Escritura de más de 100 años | Cualquier persona, con fines de investigación | Archivo histórico de protocolos |
Si no se sabe ante qué notario se firmó una escritura, el Registro de la Propiedad la identifica en la inscripción de la finca, y el colegio notarial puede indicar dónde se custodia hoy ese protocolo.
Cuánto cuesta cada copia
El precio de las copias lo fija el arancel notarial por folio, no cada notaría:
| Tipo de copia | Arancel por folio | Una escritura de 30 folios |
|---|---|---|
| Autorizada | 3,005061€ los once primeros folios y 1,502530€ los siguientes | 61,60€ |
| Simple | 0,601012€ | 18,03€ |
A esas cantidades se añade el IVA. Una escritura de herencia con varios inmuebles y cuentas supera con facilidad los 30 folios, porque incorpora certificados, testamento y documentos catastrales. Por eso pedir tres copias autorizadas «por si acaso» encarece la factura sin necesidad: la misma copia sirve sucesivamente para todos los trámites.
Si la escritura o la copia tienen un error
- Error material: un número de DNI, una referencia catastral o un apellido mal escritos. El notario puede corregirlo por sí mismo mediante una diligencia o un acta de subsanación, a la vista de los documentos, sin reunir de nuevo a los herederos.
- Error de fondo: un bien que falta, una cuota mal atribuida, una adjudicación distinta de la acordada. Exige una nueva escritura de rectificación o de adición, firmada por todos los que firmaron la primera.
- Error en la copia, no en la matriz: se pide una nueva copia; la original no cambia.
Conviene leer la copia simple con calma antes de llevar la autorizada al registro: un error detectado allí devuelve el documento y retrasa la inscripción. Los puntos que más fallan son los nombres y documentos de identidad de los herederos, las referencias catastrales, la descripción de las fincas respecto de la que consta en el registro y los números de las cuentas bancarias.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre copia simple y autorizada?
La autorizada está firmada por el notario y tiene valor de documento público. La simple solo informa del contenido.
¿Sirve una copia simple para el registro o el banco?
No. Para inscribir o cambiar titularidades se exige copia autorizada.
¿Cuánto cuesta una copia autorizada?
Depende del número de folios, según arancel; una escritura de herencia larga puede suponer varias decenas de euros por copia.
¿Puedo pedir otra copia si pierdo la mía?
Sí, en la notaría que custodia la matriz, acreditando tu derecho.
¿Vale la copia electrónica?
Sí. La copia autorizada electrónica tiene el mismo valor que la de papel.
Fuentes oficiales
- Reglamento de la organización y régimen del Notariado (BOE)
- Real Decreto 1426/1989, Arancel de los Notarios (BOE)
- Consejo General del Notariado