Documentos necesarios para tramitar una herencia
En resumen
Para la escritura de herencia hacen falta cuatro bloques de documentos: los certificados de defunción, últimas voluntades y seguros; el testamento o la declaración de herederos; los que identifican y valoran cada bien y cada deuda; y los de los herederos. Los certificados se llevan en original; las notas simples y los saldos bancarios, en copia reciente.
Esta página forma parte de la guía de trámites de una herencia de Heredy.
Certificados oficiales
| Documento | Dónde se obtiene |
|---|---|
| Certificado literal de defunción | Registro Civil |
| Certificado de actos de última voluntad | Registro General de Actos de Última Voluntad |
| Certificado de contratos de seguro de cobertura de fallecimiento | Registro de Contratos de Seguro |
| Copia autorizada del testamento (si existe) | Notaría donde se otorgó |
Documentación de los bienes
- Escrituras de propiedad de inmuebles
- Notas simples actualizadas del Registro de la Propiedad
- Últimos recibos del IBI y referencia catastral
- Certificados bancarios de saldos a fecha de fallecimiento
- Documentación de vehículos (permiso de circulación, ficha técnica)
- Justificantes de deudas pendientes (hipotecas, préstamos)
Documentos de los herederos
- DNI o NIE de cada heredero
- Libro de familia o certificados que acrediten el parentesco
Original, copia compulsada o copia simple: qué exige cada documento
- En original: los certificados de defunción, de últimas voluntades y de seguros, y la copia autorizada del testamento. El notario puede compulsar copias para quien quiera conservarlas.
- En copia reciente: las notas simples del Registro de la Propiedad y los certificados bancarios de saldos, que son informativos. Suele pedirse que tengan pocos meses.
Saberlo evita buscar originales que no hacen falta y presentarse con una fotocopia que no sirve.
Qué hacer si no se encuentra el libro de familia
Se sustituye por certificados de nacimiento y de matrimonio del Registro Civil, que acreditan lo mismo. Si la inscripción está en otro municipio, se piden por correo o en la sede electrónica del Ministerio de Justicia; hay que contar con ese tiempo.
Documentación adicional según el tipo de bien
Algunos bienes piden más. Una sociedad: estatutos, últimas cuentas anuales y certificación del Registro Mercantil. Criptomonedas: el acceso a las claves y un certificado de saldos de la plataforma, como se explica en herencia de criptomonedas. Bienes en el extranjero: los documentos de ese país, con apostilla y traducción jurada.
Documentación adicional según el tipo de heredero
- Heredero menor de edad: acreditar quién ejerce la patria potestad y, si hace falta, la autorización judicial.
- Heredero con una medida de apoyo: la resolución judicial que fija su alcance.
- Heredero que vive en el extranjero: su pasaporte o documento equivalente y, si no puede venir, un poder notarial.
Cuánto tardan en expedirse estos documentos
El certificado de defunción se obtiene en pocos días y muchas funerarias lo gestionan. El de últimas voluntades no puede pedirse hasta pasados quince días hábiles. Las notas simples del Registro de la Propiedad llegan en uno o dos días si se piden por internet. Los certificados de saldos dependen de cada banco: de unos días a un par de semanas.
Qué pasa si falta algún documento en la cita con el notario
El notario aplaza la firma hasta que el expediente esté completo. Llama antes a la notaría para confirmar su lista exacta, que puede variar algo de un despacho a otro, y evitarás tener que pedir otra cita.
Documentos que conviene preparar aunque no se pidan expresamente
- El último recibo del IBI de cada inmueble.
- Extractos bancarios recientes, para localizar todas las cuentas.
- Una relación escrita de los bienes y las deudas conocidos, aunque sea informal.
Con ellos el notario redacta antes el inventario y hacen falta menos visitas.
Cómo organizar la documentación entre varios herederos
Lo más práctico es que una sola persona reúna y guarde todos los documentos. Así no se duplican ni se pierden, y el notario o la gestoría trabajan desde el primer día con un expediente completo, sin ir reclamando papeles a cada familiar.
Digitalizar la documentación desde el principio
Los originales siguen haciendo falta para la firma, pero escanear cada documento en cuanto llega permite compartirlo con los herederos que viven lejos. Una carpeta compartida y ordenada ahorra tiempo durante el trámite y cuando haya que consultar algo años después.
Qué cambia según el caso
| Caso | Documento que se añade | Dónde se obtiene |
|---|---|---|
| No hay testamento | Acta de declaración de herederos | Notaría del último domicilio del fallecido, entre otras competentes |
| Fallecido casado | Certificado de matrimonio y, si las hay, capitulaciones | Registro Civil y notaría |
| Hereda un menor | Libro de familia o certificado de nacimiento, y autorización judicial si se va a renunciar | Registro Civil y juzgado |
| Heredero que no puede acudir | Poder notarial | Cualquier notaría, o consulado si vive fuera |
| Vivienda con hipoteca | Certificado de deuda pendiente | Banco acreedor |
| Seguro de vida | Póliza y certificado de seguros de fallecimiento | Aseguradora y Ministerio de Justicia |
| Bienes en otro país de la Unión Europea | Certificado sucesorio europeo | La notaría que tramita la herencia |
Ver declaración de herederos, herencia de menores y certificado sucesorio europeo.
Guías relacionadas: qué hacer cuando fallece un familiar: los trámites, en orden.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta llevar todos los documentos originales a la notaría?
Sí, para los certificados oficiales y las escrituras se necesitan los originales (el notario puede compulsar copias); las notas simples y otros documentos administrativos suelen aceptarse en copia reciente.
¿Dónde se consigue la nota simple de un inmueble heredado?
En el Registro de la Propiedad correspondiente, de forma presencial, por correo o a través de su sede electrónica, indicando la finca registral o la referencia catastral del inmueble.
¿Qué documentación adicional exige heredar una empresa familiar?
Los estatutos sociales, las últimas cuentas anuales depositadas y la certificación del Registro Mercantil sobre los cargos vigentes de la sociedad.
¿Qué pasa si falta un documento el día de la cita en la notaría?
El notario suele posponer la firma hasta completar el expediente, por lo que conviene confirmar previamente el listado exacto que exige esa notaría concreta.
Fuentes oficiales
- Ley 29/1987, de 18 de diciembre, del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (BOE)
- Real Decreto 1629/1991, Reglamento del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (BOE)
- Ministerio de Justicia: certificado de defunción
- Ministerio de Justicia: certificado de actos de última voluntad
- Ministerio de Justicia: certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento
- Agencia Tributaria: sede electrónica